Zo vind je jouw (nieuwe) vrijwilliger

door Roosmarijn de Boer - bestuurlijk adviseur

Wat hebben vrijwilligers jouw school te bieden?

Voor elke school zijn ze belangrijk, maar voor de meeste NOB-scholen zijn ze simpelweg onmisbaar: vrijwilligers. Vaak zijn het ouders, soms duikt een geïnteresseerde op uit onverwachte hoek. Hoe benader je potentiële vrijwilligers eigenlijk? En is iedere vrijwilliger ook geschikt?

Hoewel ik nu werkzaam ben bij NOB, weet ik hoe het is om vrijwilligers nodig te hebben - en om vrijwilliger te zijn. Van 2004 tot 2012 heb ik met mijn gezin in het buitenland gewoond, en ben ik betrokken geweest bij NOB-scholen in Singapore en Hong Kong. In Singapore was ik logopedist, na een jaar verplaatsten we ons naar Hong Kong. Daar begon ik als leerkracht, en later ben ik als voorzitter in het bestuur terechtgekomen. 

In beide landen heb ik gezien welk verschil de Nederlandstalige gemeenschap kon maken voor de scholen in kwestie, wat maakt dat je als nieuwkomer in een warm bad terechtkomt. Ook zag ik wat vrijwilligers bij kunnen en willen dragen, op alle vlakken van de schoolorganisatie. Om jullie het wiel niet opnieuw uit te laten vinden deel ik graag mijn ervaringen, en geef ik antwoord op de meest gestelde vragen over vrijwilligers.

Waar kunnen we vrijwilligers voor inzetten?

Bijna voor alles. Wees niet bang om dat te doen, wie weet ontdek je de grootste talenten! Het is aan te raden om een goede mix te hebben van vrijwilligerstaken: langlopende taken, kortlopende, en op  inhoudelijk verschillende vlakken. Je ziet dat verschillende mensen op verschillende taken afkomen: wie veel tijd heeft kun je de kans geven om te snuffelen aan het lesgeven, wie minder tijd heeft kan een bijdrage leveren aan een evenement of de kascommissie.

Belangrijk is dat je de drempel zo laag mogelijk houdt. Dat kan bijvoorbeeld bij het aantrekken van nieuwe leerkrachten: nodig die enthousiaste ouder eens uit om een dagje mee te lopen in de klas. Als dat een succes is, dan kan zo’n ouder misschien wel onderwijsassistent worden. Sommigen zijn zelfs zo fanatiek dat ze hun bevoegdheid zelf willen halen. Een van onze ouders heeft zelfs een hele carrièreswitch gemaakt en is bevoegd leerkracht geworden. Wij konden als school weer iets terugdoen door een stageplek te bieden.

Tip voor ouders die hun bekwaamheid voor het NTC-onderwijs willen behalen: NOB biedt voor het primair- en voortgezet onderwijs bekwaamheidstrajecten aan, die op afstand gevolgd kunnen worden.

Waar halen we vrijwilligers vandaan?

Staar je niet blind op je ouderpopulatie. Om vrijwilliger te zijn hoef je helemaal geen kind op school te hebben. Belangrijk is wel dat je als school duidelijk laat weten dat je op zoek bent. Werf dus ook buiten de bekende clubjes, en plaats bijvoorbeeld gratis vacatures via NOB. En als je een Nederlandse of Belgische club of vereniging in de buurt hebt, maak daar dan zeker gebruik van.

Voor wat betreft de ouders: een beetje brutaal zijn kan best. Wanneer ze voor het eerst op school zijn, kun je ze in het kennismakingsgesprek altijd vragen of ze een steentje bij willen dragen. Wacht daar niet mee! Als je een jaar later komt zijn mensen vaak al andere verplichtingen aangegaan. Het helpt ook als je een beetje flexibel bent: heeft iemand een leuk idee (een musical in groep 8, een crea-middag of een sportdag), bied die ruimte dan waar je kan. Wie weet brengt zo’n idee wel meer ouders op de been.

Welke risico’s brengt het (veelvuldig) inzetten van vrijwilligers met zich mee?

In de praktijk zijn vrijwilligers vaak ouders. Het is dan lastig om twee petten op te hebben. Dat kan invloed hebben op de school(organisatie), maar ook op ouders onderling. Een schoolbestuur heeft echt een helikoptervisie nodig: het komt voor dat een ouder in het bestuur zich helemaal toelegt op bijvoorbeeld aandacht voor dyslexie, terwijl maar één kind op school dyslexie heeft. Je kunt dan raden van wie dat kind is… Binnen een bestuur kun je elkaar scherp houden, door steeds de vraag te stellen: hoe groot is dit probleem, kunnen we dat achterhalen, voor wie doen we dit precies?

Daarnaast wil je voorkomen dat vrijwilligerstaken door de privésfeer gaan lopen. Dat gevaar ligt altijd op de loer: veel ouders kennen elkaar en komen bij elkaar over de vloer. Maak hier heel duidelijke afspraken over. Wij hadden de harde afspraak: je hebt het nóóit over de kinderen, behalve als daar expliciet gelegenheid voor is, zoals bij een oudergesprek. En nooit betekent dus ook niet in positieve zin. Dat klinkt misschien rigoureus, maar zo blijft de grens altijd helder.

Een pakkend voorbeeld van hoe ouderparticipatie kan doorschieten... - uit 'De Luizenmoeder'

En wat levert het op?

Naast het feit dat vrijwilligers je school(organisatie) draaiende houden, vormen ze samen vaak nog een groot voordeel: een gemeenschap. Soms is de Nederlandse of Nederlandstalige gemeenschap al sterk in een land aanwezig, soms is de Nederlandse school de voornaamste verbindende factor. Onderstreep dat, en faciliteer die gemeenschap zo veel mogelijk. Wij kozen er in Hong Kong bewust voor om alle lessen van alle klassen op één middag te plannen. Dat betekent wel dat je veel mankracht nodig hebt, maar aan de andere kant voelen leerlingen en ouders dan echt dat ze samen bij één school horen.

Die gemeenschap levert je trouwens nog iets op: ouders worden meer gedreven om thuis aan taalontwikkeling te werken – al is het maar omdat de kinderen van de Nederlandse klas bij elkaar over de vloer komen. Dubbele winst! Bovendien houden de kinderen er soms vriendschappen voor het leven aan over.

Welke eigenschappen heeft een goede vrijwilliger?

Als je op zoek bent naar vrijwilligers ben je wellicht geneigd om voornamelijk te kijken naar inhoudelijke kennis of vaardigheden. Vergeet dat, en let op twee dingen: tijd en affiniteit. Dat zijn wat mij betreft de belangrijkste eigenschappen die een vrijwilliger moet hebben. Je hebt maar kort plezier van een heel kundige penningmeester die zelf geen voldoening haalt uit zijn taak. Het is weliswaar handig dat iemand een bepaalde achtergrond meebrengt, maar het is geen voorwaarde. Kennis en kunde kun je altijd bijschaven, maar passie en voldoening vallen niet bij te leren.

Wat zijn de voorwaarden voor een goede samenwerking?

Het is belangrijk dat vrijwillig niet vrijblijvend is. Ik heb zelf voor mijn bestuursfunctie gesolliciteerd, wat maakt dat je direct voelt dat er serieus wordt omgegaan met jouw (toekomstige) inbreng. Vanzelfsprekend helpt een goede overdracht en goede documentatie ook mee.

Onderschat ook niet de waarde van een constante factor – de leerkracht die al vijf jaar op de school werkt, de secretaris die alle bestuurstaken wel kan dromen: zulke mensen zijn ontzettend fijn als aanspreekpunt voor nieuwe vrijwilligers, en brengen veel rust. Bouw het ook op. Zeker voor nieuwe krachten is het erg fijn om niet in het diepe gegooid te worden. Denk na over een inwerkperiode, en over de begeleiding. Werk bijvoorbeeld met buddies, en maak gebruik van handige hulpmiddelen voor in de klas, zoals de NTC-handleidingen. En als laatste, maar misschien wel de belangrijkste voorwaarde: maak alles bespreekbaar. Wij zetten de rollen van ouder-bestuurder regelmatig op de agenda. Zo kun je eventuele problemen bespreken of zelfs voorkomen. Leg de afspraken die je maakt ook samen vast.

Wat kan NOB voor ons betekenen?

Dit klinkt misschien als een promotiepraatje, maar ik meen het wel: toen ik bestuurslid was had ik eigenlijk veel eerder bij NOB aan willen kloppen. Wat lang niet alle scholen weten is dat NOB een goede sparringspartner kan zijn, ook als je nog helemaal geen concrete plannen hebt. Het is zo zonde als we op honderd plekken op de wereld allemaal het wiel opnieuw uitvinden... Aarzel dus niet en pak de telefoon, als je wilt dat we even meekijken. 

Kijk ook op BRON – daar staat een schat aan informatie over hoe je om kunt gaan met ouders, en hoe je ze bij de school kunt betrekken. Wil je peilen hoe tevreden je ouders zijn? Maak ook gebruik van de vernieuwde ouderenquete.

En als laatste een persoonlijke tip: doe mee aan de Bijscholingscursus ‘De school als organisatie' - speciaal voor bestuurders in het buitenland! 

B